Documentación de prevención de riesgos laborales
Obligatoria desde la primera persona contratada y con una responsabilidad que puede llegar a lo penal. Ordenamos y revisamos toda la documentación preventiva que la empresa debe poder mostrar.
El deber de protección del artículo 14
La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales impone a la empresa un deber general de protección de la seguridad y la salud de las personas trabajadoras que se concreta en obligaciones documentales muy determinadas. Ese deber existe desde la primera persona contratada, sin excepción por tamaño ni por sector.
La responsabilidad derivada de su incumplimiento es especialmente severa porque se acumula en cuatro planos distintos: administrativo (sanciones de la Inspección), de Seguridad Social (recargo de prestaciones sobre las prestaciones derivadas del accidente), civil (indemnización de daños y perjuicios) y penal (delitos contra los derechos de los trabajadores de los artículos 316 y 317 del Código Penal).
Qué documentación hay que tener
- Plan de prevención de riesgos laborales, con la estructura organizativa, responsabilidades, funciones, prácticas, procedimientos y recursos necesarios.
- Evaluación de riesgos de todos los puestos de trabajo, incluidos los riesgos psicosociales y los específicos de personal especialmente sensible, embarazadas y menores.
- Planificación de la actividad preventiva, con medidas, plazos, responsables y recursos asignados.
- Modalidad de organización preventiva: asunción por la persona empresaria, trabajador designado, servicio de prevención propio, mancomunado o ajeno, con la documentación que la acredita.
- Información y formación de las personas trabajadoras, con certificados individuales y acuse de recibo.
- Entrega y control de equipos de protección individual, con registro firmado.
- Vigilancia de la salud: oferta de reconocimiento médico, aptitud y, en su caso, renuncia firmada cuando la vigilancia no es obligatoria.
- Medidas de emergencia: plan de actuación, primeros auxilios, lucha contra incendios y evacuación, con simulacros documentados.
- Coordinación de actividades empresariales (RD 171/2004) cuando concurren en el centro trabajadores de varias empresas o hay contratas y subcontratas.
- Investigación de accidentes y registro de siniestralidad, con el análisis de causas y las medidas correctoras adoptadas.
- Consulta y participación: designación de delegados de prevención y actas del comité de seguridad y salud cuando procede.
Qué hacemos nosotros
La ejecución técnica de la evaluación de riesgos y la vigilancia de la salud corresponden a un servicio de prevención acreditado. Nuestro papel es el jurídico y de coordinación documental, que es precisamente donde se concentran los incumplimientos:
Auditoría documental
Revisamos qué documentación existe, si está actualizada, si cubre todos los puestos y si las evidencias de entrega y formación están firmadas.
Detección de brechas
Identificamos los puntos que en una inspección o tras un accidente generarían responsabilidad, y los priorizamos.
Documentación jurídica complementaria
Procedimientos de coordinación empresarial, modelos de entrega de EPI e información, cláusulas preventivas en contratos con contratas y protocolos de investigación de accidentes.
Coordinación con el servicio de prevención
Interlocución técnica para que la documentación preventiva y la jurídica encajen y no se contradigan.
Tras un accidente grave lo primero que se solicita es la evaluación del puesto, el certificado de formación específica y el registro de entrega de EPI. Si falta cualquiera de los tres, el expediente se complica de inmediato.
Dudas sobre prevención de riesgos
Tengo contratado un servicio de prevención ajeno. ¿No es suficiente?
El servicio de prevención ajeno cubre la evaluación de riesgos, la planificación y la vigilancia de la salud, pero no asume las obligaciones que corresponden a la empresa: entregar la información y la formación, controlar el uso de los equipos de protección, coordinar actividades con contratas, investigar los accidentes y conservar las evidencias. Esas obligaciones siguen siendo suyas y son las que más se incumplen.
Trabajamos en oficina. ¿También hace falta todo esto?
Sí, aunque adaptado al riesgo real. En oficina cobran especial relevancia la evaluación ergonómica de los puestos con pantallas de visualización, los riesgos psicosociales, el plan de emergencia y evacuación y, si hay teletrabajo, la evaluación del puesto a distancia conforme a la Ley 10/2021.
¿Qué es la coordinación de actividades empresariales?
Es la obligación, regulada en el RD 171/2004, de intercambiar información sobre riesgos y medidas preventivas cuando en un mismo centro de trabajo concurren personas de varias empresas: contratas, subcontratas, trabajadores autónomos o personal cedido. Exige documentación escrita, designación de recursos preventivos cuando procede y evidencias del intercambio. Es uno de los incumplimientos más habituales.
¿Puede el administrador responder personalmente de un accidente?
Sí. Los artículos 316 y 317 del Código Penal castigan a quienes, estando legalmente obligados, no faciliten los medios necesarios para que las personas trabajadoras desempeñen su actividad con las medidas de seguridad adecuadas, poniendo en peligro grave su vida o su salud. La responsabilidad recae sobre quien tiene el deber de garantizar la seguridad, que normalmente es el administrador o el responsable con delegación efectiva.
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