Canal de denuncias interno
La Ley 2/2023 obliga a implantar un sistema interno de información con garantías de anonimato y plazos tasados de respuesta. No es un buzón de correo: es un procedimiento con responsable designado, registro y protección del informante.
¿Quién está obligado?
La Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, impone el sistema interno de información a:
- Empresas privadas con 50 o más personas trabajadoras, con independencia de su sector.
- Empresas de cualquier tamaño que operen en los ámbitos de servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo, seguridad del transporte y protección del medio ambiente.
- Partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y fundaciones que gestionen fondos públicos.
- Todas las entidades del sector público, con reglas específicas para municipios pequeños.
Además, aunque no estés obligado, disponer de canal es uno de los requisitos del modelo de prevención de delitos del artículo 31 bis del Código Penal, por lo que muchas empresas lo implantan voluntariamente como pieza de su compliance penal.
Qué exige la ley exactamente
- Canal accesible que permita comunicaciones verbales y escritas, presenciales o no, y que garantice la posibilidad de informar de forma anónima.
- Acuse de recibo a la persona informante en el plazo de siete días naturales desde la recepción.
- Plazo máximo de tres meses para dar respuesta a las actuaciones de investigación, ampliable a seis en casos de especial complejidad.
- Responsable del sistema designado por el órgano de administración, con autonomía e independencia y cuyo nombramiento se notifica a la Autoridad Independiente de Protección del Informante.
- Política del sistema interno de información, aprobada por el órgano de administración y difundida a toda la organización.
- Procedimiento de gestión con las fases de admisión, instrucción, medidas cautelares, conclusión y archivo.
- Libro-registro de informaciones recibidas, confidencial y con acceso restringido.
- Protección frente a represalias del informante y de las personas de su entorno, con prohibición expresa de cualquier trato desfavorable.
- Tratamiento de datos personales conforme al título VI de la ley y al RGPD, con plazos específicos de conservación.
Qué entregamos
Canal técnico operativo
Formulario seguro accesible desde tu web, con posibilidad real de anonimato, cifrado y buzón de seguimiento para que el informante pueda comunicarse sin identificarse.
Documentación completa
Política del sistema, procedimiento de gestión, modelos de acuse de recibo y de resolución, libro-registro y cláusulas informativas de protección de datos.
Designación y comunicación
Acuerdo del órgano de administración designando al responsable del sistema y notificación a la autoridad competente.
Difusión y formación
Comunicación a la plantilla, cartelería, información en la web y formación al responsable sobre cómo tramitar las comunicaciones.
El error más habitual es implantar el canal y no tramitar bien la primera comunicación que llega. Un expediente mal instruido convierte una denuncia interna en un procedimiento sancionador y, con frecuencia, en una demanda por represalias.
Dudas sobre el canal de denuncias
¿Vale con una dirección de correo del tipo denuncias@miempresa.es?
No. Un correo electrónico ordinario no garantiza el anonimato, porque identifica al remitente, ni ofrece un canal de seguimiento para que la persona pueda aportar información sin identificarse. Tampoco permite acreditar los plazos ni mantener el registro con las garantías de confidencialidad que exige la ley.
¿Se puede externalizar la gestión del canal?
La gestión del canal sí puede encomendarse a un tercero, y es una solución habitual en pymes porque refuerza la percepción de independencia. Lo que no puede externalizarse es la figura del responsable del sistema, que debe ser designado por el órgano de administración de la entidad.
Somos un grupo de empresas. ¿Podemos compartir el canal?
Las entidades con menos de 250 personas trabajadoras pueden compartir el sistema interno de información y los recursos destinados a las investigaciones. Por encima de ese umbral, cada entidad debe disponer de su propio sistema, aunque la matriz pueda establecer un canal de grupo complementario.
¿Qué pasa si la denuncia es falsa o malintencionada?
La protección de la ley ampara a quien informa con motivos razonables, no a quien comunica información falsa a sabiendas. Esa conducta puede dar lugar a responsabilidad disciplinaria y, en su caso, penal. Aun así, el expediente debe tramitarse con el mismo rigor: la valoración sobre la falsedad se realiza al concluir la instrucción, nunca al recibirla.
¿Hay que conservar las comunicaciones recibidas?
Sí, en el libro-registro, con carácter confidencial y con acceso limitado. Los datos personales solo se conservan durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación, y en todo caso con el límite temporal previsto en la propia ley. Nuestro procedimiento incorpora esos plazos y el sistema de bloqueo posterior.
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