Registro de jornada
Es lo primero que pide la Inspección de Trabajo cuando entra por la puerta, y se sanciona por cada persona trabajadora afectada. Diseñamos el sistema, la política y la documentación que lo respalda.
Qué obliga el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores
Desde 2019, toda empresa debe garantizar el registro diario de jornada de cada persona trabajadora, que incluya el horario concreto de inicio y finalización de la jornada, sin perjuicio de la flexibilidad horaria. La empresa debe conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
La obligación alcanza a todas las personas trabajadoras por cuenta ajena, con independencia de su categoría, de que trabajen a tiempo parcial o completo, en el centro o a distancia. Solo quedan fuera los supuestos de relaciones laborales especiales con regulación propia y el personal de alta dirección, siempre que reúna efectivamente esa condición y no sea una etiqueta formal.
El registro debe ser objetivo, fiable y accesible, en línea con la doctrina del Tribunal de Justicia de la Unión Europea. Una hoja rellenada a mano a final de mes, idéntica para todos los días y firmada en bloque, no cumple ese estándar y así se está valorando en las actuaciones inspectoras.
Qué entregamos
- Política de registro de jornada: quién registra, cómo, cuándo, qué se considera tiempo de trabajo efectivo y cómo se tratan pausas, desplazamientos y formación.
- Procedimiento de incidencias: olvidos de fichaje, correcciones, validaciones y trazabilidad de las modificaciones.
- Modelo de registro adaptado a tu sistema, ya sea aplicación, terminal físico o soporte documental, con los campos exigidos.
- Comunicación e información a la plantilla y a la representación legal, con acuse de recepción.
- Régimen de horas extraordinarias: control, límites anuales, compensación y comunicación mensual.
- Encaje con teletrabajo y jornada flexible, donde el registro presenta más dificultades prácticas.
- Cláusula de protección de datos del sistema de registro, especialmente si utiliza datos biométricos, que exigen un análisis reforzado.
- Política de conservación durante los cuatro años exigidos y protocolo de puesta a disposición ante requerimiento.
Los tres errores que más caro salen
- Registrar siempre el horario teórico. Un registro en el que todo el mundo entra a las 9:00 y sale a las 18:00 durante meses no es fiable y se presume manipulado.
- No registrar a los mandos intermedios. La exclusión solo alcanza a la alta dirección en sentido estricto; un jefe de departamento sí debe registrar.
- No conservar los registros. El requerimiento pide cuatro años y la mayoría de las empresas solo conserva el ejercicio en curso o los datos que retiene su proveedor de software.
La ausencia de registro no solo se sanciona en sí misma: invierte la posición probatoria en las reclamaciones por horas extraordinarias, porque la empresa no puede acreditar la jornada realmente realizada.
Dudas sobre el registro de jornada
¿Vale un cuadrante en papel firmado por el trabajador?
La norma no impone un soporte concreto, de modo que el papel es admisible en principio. El problema es la fiabilidad: para que resista una comprobación, el registro debe cumplimentarse a diario, reflejar horas reales y no idénticas, estar firmado por la persona trabajadora y conservarse durante cuatro años. En la práctica, un sistema digital resulta mucho más defendible.
¿Puedo usar huella dactilar o reconocimiento facial para fichar?
Requiere mucha cautela. Los datos biométricos son categoría especial de datos y su tratamiento exige una base de legitimación reforzada, una evaluación de impacto y un juicio de proporcionalidad que acredite que no existe una alternativa menos intrusiva. La AEPD ha adoptado un criterio muy restrictivo en el uso de biometría para control horario. Salvo justificación sólida, recomendamos otros sistemas.
¿Hay que registrar las pausas del café o la comida?
La norma exige el inicio y el fin de la jornada. Si la pausa no computa como tiempo de trabajo efectivo según convenio o contrato, debe poder distinguirse, por lo que lo prudente es registrarla. Si por convenio sí computa, no es necesario separarla. Lo que no puede ocurrir es que el registro atribuya tiempo efectivo a periodos que no lo son o viceversa.
Los comerciales están todo el día fuera. ¿Cómo lo hacemos?
Con una aplicación de fichaje en el móvil, que permite registrar inicio y fin sin necesidad de pasar por el centro. Debe informarse a la plantilla del tratamiento de datos asociado y, si el sistema incorpora geolocalización, aplicar el principio de minimización: registrar la ubicación solo en el momento del fichaje y nunca de forma continua a lo largo de la jornada.
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