Contratos de una ferretería: proveedores, venta a profesionales y software de caja

Una ferretería o una tienda de bricolaje firma, sin darse cuenta, decenas de documentos con efecto fiscal: condiciones con proveedores, tarifas a profesionales, acuerdos de descuento, pedidos a proveedores de otros países y el contrato de su programa de caja. Cuando llega una inspección, esos documentos explican los márgenes, justifican las devoluciones y demuestran que las compras eran reales. Este artículo los repasa desde el ángulo legal y contractual. Para el análisis fiscal general del sector, puede consultar nuestra guía sobre la fiscalidad de bricolaje y ferretería.

Contratos con proveedores: condiciones, descuentos y diligencia

Las condiciones de compra, las tarifas, los descuentos por volumen y por pronto pago y los plazos de pago determinan el margen real de cada familia de producto. Un descuento que no consta por escrito, o que no queda vinculado a una factura o a un documento posterior, altera el margen y alimenta la sospecha de ventas no declaradas. Conviene, por tanto, que los acuerdos con proveedores sean claros sobre cómo se documentan rappels, abonos y devoluciones de mercancía, y que esos documentos lleguen a contabilidad.

Muchas ferreterías compran herramienta, fijaciones o producto de jardín a proveedores de otros Estados miembros. Una adquisición intracomunitaria tributa en España: el comprador se autorrepercute el IVA, lo declara como devengado y, si tiene derecho, lo deduce como soportado, además de informar de la operación en el modelo 349 y comprobar que el proveedor figura en el censo VIES. El riesgo aparece cuando la cadena de suministro incluye intermediarios dudosos: Hacienda puede negar la deducción a quien sabía, o debía saber, que participaba en una operación fraudulenta. Documentar la diligencia aplicada, con contratos, transportes, comprobación del NIF-IVA y pagos a cuentas del proveedor real, es la mejor defensa.

Venta a profesionales: factura completa y condiciones de crédito

Cuando el cliente es un instalador, un pequeño constructor o una comunidad de propietarios, la relación cambia de naturaleza. Si pide factura completa para deducirse el IVA, el comercio debe expedirla con los datos fiscales de ambas partes. La factura simplificada, el ticket, se admite con carácter general hasta 400 euros, IVA incluido, y no sustituye a la factura cuando el destinatario la exige. Las condiciones de venta a profesionales deberían recoger:

• Datos fiscales completos del cliente y obligación de comunicar cualquier cambio.
• Forma y plazo de pago, evitando el efectivo por encima del límite legal.
• Condiciones de los descuentos por volumen o por pronto pago, con criterio uniforme.
• Procedimiento de devoluciones y abonos, con factura rectificativa que refiera la venta original.
• Tratamiento de la entrega cuando se venden materiales para una ejecución de obra, donde la inversión del sujeto pasivo puede afectar a la facturación.

Conviene recordar el límite de pagos en efectivo: según el art. 7 de la Ley 7/2012, no pueden pagarse en efectivo operaciones de 1.000 euros o más en las que intervenga un empresario o profesional, con umbral de 10.000 euros para ciertos particulares no residentes. La multa es del 25 % del importe y responden de forma solidaria pagador y cobrador, así que las condiciones de pago de un contrato deben prever medios trazables.

Recargo de equivalencia: el contrato no cambia el régimen

El recargo de equivalencia solo está pensado para comerciantes minoristas que sean personas físicas, o entidades en régimen de atribución de rentas, y que destinen más del 80 % de sus ventas a consumidores finales. Un ferretero persona física con un surtido mixto debe analizar qué parte de su actividad queda dentro, porque el régimen no alcanza a determinados productos, como materiales de construcción, maquinaria industrial o hierro y acero sin manufacturar. Aquí el contrato con el proveedor no sustituye al análisis: si el proveedor factura un recargo que no corresponde, o no lo factura cuando debía, la discusión recae sobre el comerciante.

El contrato del programa de caja y Verifactu

Los programas de caja, TPV y facturación deberán cumplir el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023. El calendario vigente a mediados de octubre de 2026, fijado por el Real Decreto-ley 15/2025, es el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados. El Ministerio de Hacienda comunicó el 5 de octubre de 2026 que prevé ampliar el plazo hasta octubre de 2028, pero esa ampliación está solo anunciada y no consta formalizada en una norma publicada, así que el calendario legal no debe darse por modificado.

Desde el punto de vista contractual, el contrato con el proveedor del software debería incluir la declaración responsable de conformidad con el reglamento, el compromiso de actualización, el alcance sobre TPV, facturación y devoluciones, y la responsabilidad del proveedor si el programa permite alterar o suprimir ventas. La Ley General Tributaria prevé una multa fija de 50.000 euros por ejercicio para quien tenga sistemas con esa capacidad, por lo que no basta con confiar en el proveedor sin dejar nada por escrito.

Qué documentación respalda los contratos en una inspección

Una inspección a un comercio de materiales suele partir de los libros, pedir el inventario y los listados de ventas y compras, y contrastar los resultados con otras fuentes. Si la contabilidad resulta poco fiable, la Administración puede acudir a la estimación indirecta del art. 53 de la Ley General Tributaria, un método excepcional que debe estar motivado. Pedidos, albaranes, contratos con proveedores, transportes y justificantes de pago son la base para construir una reconstrucción propia de las ventas y de los márgenes, y un informe pericial independiente, como los de ValiTax Informes Periciales, puede respaldar esas cifras cuando la discusión es técnica.

Por qué contar con LRB Tax & Legal

LRB Tax & Legal es un despacho experto en asesoramiento fiscal al comercio de bricolaje y ferretería y en defensa en inspecciones fiscales. Revisamos las condiciones con proveedores y clientes profesionales, el contrato del software de caja y la documentación de operaciones intracomunitarias, y acompañamos al empresario en las actuaciones inspectoras y en los recursos.

Preguntas frecuentes

Si su comercio necesita revisar sus contratos y su facturación o contar con apoyo ante una comprobación, consulte con LRB Tax & Legal. Contenido informativo, actualizado a mediados de octubre de 2026, que no sustituye al asesoramiento individualizado.