Contratos de una heladería: local, personal de temporada y obrador

Una heladería concentra su actividad en pocos meses, con mucho efectivo y tarjeta, personal que entra y sale y un local que suele ser el mayor gasto fijo. Esos rasgos hacen que los contratos pesen más que en otros comercios: el alquiler del local, la contratación del personal de temporada, el obrador propio y el programa de caja determinan qué impuestos se pagan y qué documentación se tiene si llega una comprobación. Este artículo los repasa desde el ángulo legal y con efecto fiscal. Para la visión tributaria completa del sector, puede consultar la guía sobre la fiscalidad de las heladerías y sus inspecciones.

El contrato de arrendamiento del local

El arrendamiento de un local de negocio lleva IVA, y el arrendatario que sea empresario o profesional debe practicar retención sobre la renta que paga, con las declaraciones de los modelos 115 y 180. Por eso el contrato debe fijar con claridad la renta, si está o no incluido el IVA, la retención aplicable y quién emite la factura. Si el heladero paga la renta sin retener, o el arrendador no factura con IVA, aparecen diferencias que luego pueden costar sanciones e intereses. Conviene incluir también cláusulas sobre las obras de adaptación, el traspaso, la duración y el destino de las mejoras al terminar el contrato.

Personal de temporada: el contrato fijo discontinuo

Tras la reforma laboral de 2021 se limitó la contratación temporal, y para actividades cíclicas la vía ordinaria es el contrato fijo discontinuo. Elegir mal la modalidad no es un problema solo laboral: un error afecta a las cotizaciones a la Seguridad Social y puede poner en cuestión la deducibilidad del gasto de personal. La empresa debe además practicar las retenciones de IRPF a los trabajadores y declararlas en los modelos 111 y 190. El contrato, el calendario de llamamientos y las nóminas forman parte de la documentación que conviene tener ordenada.

Cláusulas y puntos de control habituales

• Alquiler: renta, IVA, retención, modelos 115 y 180, obras y traspaso.
• Personal: modalidad contractual, llamamientos de temporada, cotizaciones y retenciones.
• Proveedores: facturas con el tipo correcto y medios de pago trazables, dado el límite de 1.000 euros para pagos en efectivo entre empresarios.
• Software de caja: declaración responsable de cumplimiento normativo del proveedor.
• Obrador propio: documentación de los traslados al punto de venta.
• Pasarela y TPV: conciliación de los cobros con las ventas contabilizadas.

Productos distintos, tipos de IVA distintos

Según el art. 91.Uno.1.1º de la Ley del IVA, los alimentos para consumo humano tributan al 10 %, y los helados encajan en esa categoría, tanto en el local como para llevar, igual que las tarrinas y las tartas heladas vendidas al por menor. En cambio, las bebidas alcohólicas vendidas como producto y el merchandising o los envases de regalo tributan al 21 %. Aplicar un tipo inferior al debido genera cuota no ingresada, intereses y sanción, de ahí que el contrato con el proveedor del programa de caja deba exigir que el sistema separe cada tipo en el ticket y en el cierre diario. Ante dudas, conviene consultar la doctrina de la Dirección General de Tributos.

Verifactu: qué exigir al proveedor del software

El Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, fijó la aplicación de Verifactu el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de empresarios, autónomos incluidos. El 5 de octubre de 2026, Hacienda anunció que prevé ampliar el plazo hasta octubre de 2028, pero ese cambio no estaba publicado en el BOE cuando se redactó este artículo, por lo que lo prudente es trabajar con el calendario vigente. El software debe garantizar la integridad, la trazabilidad y la inmutabilidad de los registros, y el contrato debe recoger una declaración responsable del proveedor sobre su cumplimiento.

Obrador propio y relación con el negocio vinculado

Muchas heladerías elaboran en un obrador propio y venden en uno o varios puntos. Los traslados entre obrador y tiendas deben estar documentados, y las operaciones entre sociedades o personas vinculadas son objeto de revisión. Si el obrador y la tienda pertenecen a sociedades distintas del mismo grupo familiar, el contrato entre ellas debe reflejar condiciones razonables y las facturas deben corresponderse con las entregas reales.

Cómo se defiende una heladería ante una inspección

En este sector la Administración recurre con frecuencia a métodos indirectos: parte de las compras, aplica un rendimiento por kilo o litro y compara el resultado con las ventas declaradas. También puede realizar actuaciones presenciales para observar clientes y cobros y revisar la numeración de los tickets, las anulaciones y los saltos. La mejor defensa es documental: recetas y rendimientos reales, inventario inicial y final, y un registro de mermas con su causa. Si los métodos indirectos no están bien motivados, pueden cuestionarse, y un informe pericial sobre el rendimiento real puede sostener la posición del contribuyente. Conforme a la Ley General Tributaria, dejar de ingresar puede sancionarse con una multa de entre el 50 % y el 150 % de la cuota si hay ocultación, además de intereses de demora. Para la valoración de rendimientos, ValiTax Informes Periciales elabora informes de parte.

Por qué contar con LRB Tax & Legal

LRB Tax & Legal es un despacho experto en asesoramiento fiscal a heladerías y negocios de hostelería y en defensa en inspecciones tributarias. Revisamos el contrato de alquiler, la modalidad del personal de temporada y el contrato del software, preparamos la documentación defensiva y acompañamos al titular desde la comunicación de inicio hasta la vía económico-administrativa y judicial.

Preguntas frecuentes

Si tiene una heladería y quiere revisar sus contratos o prepararse ante una inspección, consulte con LRB Tax & Legal. Este artículo es informativo y no sustituye al asesoramiento sobre un caso concreto.